オンライン会議システムにはどんな種類がある?選び方を解説

オンライン会議

テレワークが増える環境において、オンライン会議をする機会が増えてきたという方もいるでしょう。そのような場合の問題になるのが、どのようなオンライン会議システムを利用したらいいのかという点です。
利用可能なシステムだけでも多くの選択肢があるので、種類や選び方を考えていくことが大切です。

導入する前に整理すること

オンライン会議システムについて調べてみると、さまざまな種類が利用できることがわかります。
多くの種類が存在していると、知名度や料金だけで選択するという方も多くいます。
ですが知名度や料金だけで選ぶのではなく、状況に合わせてどのようなシステムの利用が適しているか考えていくのも1つの手です。
実際にオンライン会議を実施する場合、何人での会議になるかという点は状況によって異なります。
利用するものごとに、同時接続人数には差が見られます。4~5人での会議に適しているツールと、10人以上での会議に向いているものは異なるので、同時接続人数に応じて利用するものを選ぶようにしましょう。
また会議で使うものを選ぶときには、映像や音声の質をチェックすることも欠かせません。
安く手軽に利用できるとしても、映像や音声の質が悪いと、スムーズなコミュニケーションができずに、ストレスがたまる可能性もあります。
無料トライアルなども活用しながら、映像や音声の質に問題がないものを選ぶようにしましょう。

操作性やセキュリティをチェックしよう!

オンライン会議をスムーズに進めるためのポイントの1つが、誰でも手軽に利用できるかという点です。初めてのオンライン上での会議の場合、どのように操作したらいいかわからないと準備だけで時間がかかってしまう可能性もあります。
操作が簡単なものもあれば、知識がないと使いにくいと感じるものもあります。
デザインはシステムごとに違いがあるので、無料トライアルなどを使いながらオンライン会議に適したものを選択するようにしましょう。
またオンライン会議は、会社の機密情報などを含めた話し合いが実施されることもある場です。
社外秘や部外秘の情報も多くやり取りされるため、セキュリティがしっかりしているかどうか確認することが欠かせません。
インターネット回線を利用することになるので、通信の暗号化がされているかなどの点を確認して、第三者に盗聴されるリスクがないかしっかりと確かめることが大切です。
情報漏洩は会社にとって大きな損失につながるリスクがあるので、注意しましょう。

サポート体制も含めて総合的な判断が大切

オンライン会議システムを利用しているとき、操作に関することなど何らかのトラブルが発生することもあります。
トラブルが起きたときに問題なく対応できるようにするために、サポート体制を確認してから利用するものを選びましょう。
またサポート体制を確認するときに大切なのが、サポートの有無だけではなくどのような形で対応してもらえるかという点です。
サポートの仕組みがあっても、メールで対応に数日かかるとこまってしまいます。
そのためサポートの対応可能時間と、対応の早さを含めて利用するものを選択することが大切です。
そしてオンライン会議システムを利用するのであれば、どのくらいの費用がかかるのかというのも大切なポイントの1つです。
無料のものもあれば有料のものも存在しているので、用途や必要な機能を考慮して、どのようなものが適しているか考えていきましょう。
セキュリティやサポート体制などを考慮しながら、オンライン会議に求める要素を整理して選ぶことが大切です。比較しながら選択することもポイントの1つです。

日本人の専任スタッフによるサポート体制があり国内生産のオンライン会議システムFreshVoiceがおすすめです。
さらにFreshVoiceは、リリース以降セキュリティを突破されていないという堅牢なオンライン会議システムです。
資料をみてみるだけでも知見が増えていいでしょう。

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まとめ

オンライン会議システムには多くの種類があるため、利用人数やセキュリティなどのポイントを整理しながら選ぶことが大切です。
無料のものから有料のものまであるので、利用状況に合わせて適切なシステムを選択できるようにしましょう。

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