オンライン会議生活が一般常識化し始めて早2年が経ちます。
4月から新入社員・第二新卒になる方は、対面会議とは別にオンライン会議で気を付けるべきことは何か？と思っている人が多いと思います。
これから紹介することは、初めてオンライン会議をする人でもできることを紹介します。
オンライン会議マナー・ルールの見直し ～事前準備編～
オンライン会議に限ったことではありませんが、会議を行う、会議に参加するなら自身を含めた事前準備をしっかり行っておくと有意義な会議になります。
接続・操作テストをしておく
オンライン会議では、オンライン会議ツール・マイク・カメラの使用が必須になります。
初めて使用するツールの場合は、必ず接続テストをしましょう。会議冒頭で挨拶をしているのに映像が映っていない、マイクの音が通っていないなどはあなたの印象が悪くなります。議題の多い会議の場合、時間のロスになりますので必ず接続テストをしましょう。
接続テストは、いつもと同じツールでもマイクやカメラなど周辺機器環境を変えた際も必ず行うようにしましょう。
初めて使うツールの場合、事前に操作テストができるのであれば行っておきましょう。操作に迷ってしまい会の進行を妨げる恐れがあるからです。ファシリテーターの方は、操作練習は必須です。
議題を把握しておく
オンライン会議に限ったことではないですが、有意義な会議にするためには、議題内容を確認しておくのが1番です。ファシリテーターの方は、会議冒頭に会議の目的・話し合う内容を話してからスタートするのも参加者全員が確認出来るのでおすすめです。
新入社員や第二新卒の方は、事前把握が難しい場合があると思いますが、事前に先輩に質問をしたり会のタイトルから事前に内容を自分なりに調べておくと、会議中に答え合わせができますよ。
身だしなみを整えておく
出社の場合、身だしなみは整えるので気にすることはありませんが、リモート先特に自宅から参加の場合、カメラに映っても大丈夫な身だしなみを心がけましょう。
オンライン会議が習慣化してきているので、パジャマでは仕事モードにならないなど独自ルールがある方も多くなってきました。ここで気を付けておくべきは、カメラに映らないボトムス部分と寝癖などです。カメラがONの状態で急に立ち上がったりしたときに上着とボトムスがチグハグだと恥ずかしいですよね。
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寝癖が残っているとだらしない印象がでてしまいます。女性だと眉毛の有無と濃度を気にするといいでしょう。男性も眉毛が薄すぎると怖い印象が出るので気を付けたほうがいいです。この当たりは意外と見られています。
会議の始まる2～3分前には入室しておく
会社に寄って独自ルールやオンライン会議ツールが会議開始時間からでないと繋がらないなどありますが一般的には会議開始2～3分前には入室しておくといいでしょう。
時間を守れるか守れないかは、評価や与える印象に大きく影響します。
新入社員・第二新卒の方は、特に意識しましょう。
オンライン会議マナー・ルールの見直し ～会議中編～
オンライン会議を初めてする方は、初めは戸惑うかもしれませんが、これから紹介することが習慣化するとスムーズに会議を行えます。特に会議中に意識しておくべき4つをお伝えします。
発言しないときはマイクをミュートにする
マイク付きヘッドセットだとマイク角度によっては、鼻息が入ってしまいがちです。PC内蔵マイクだとメモをとっているタイピング音が入ってしまいます。これら以外にも、周囲の音が入ってしまったりします。マイクをミュートにするのを忘れて相手が話している最中に会話している声が入ってしまうなどの失敗談を聞きます。
商談や外部関係者との会議の際には特段注意しましょう。
背景の映りこみを抑える
カメラをONにして参加する場合は、自宅やオフィス、参加場所背景の映りこみを抑えましょう。自宅だとプライバシーの漏洩、オフィスは情報漏洩など後でトラブルになる可能性もあります。そんなところまで？と思うかもしれませんが、正直見たくありませんし見られたくもありません。やむを得ない場合は、バーチャル背景を設定しましょう。
聞いていますよアピールをする
対面会議でもオンライン会議でも参加者がピクリともせず参加しているとファシリテーターや説明している人は、伝わっているかな？と思います。ウェビナーでは、聞くことに集中してもよいと思いますが会議でしたら相槌のジェスチャーなどしてもいいと思います。
ハキハキと話すよう意識する
オンライン会議はマイクを通して声が伝わるので普段よりゆっくりハキハキとした口調で話すと相手は聞き取りやすいです。男性だとハキハキ話すことを意識すると籠って聞こえてしまうことが改善されます。女性の声は、マイクに通りやすい声なのでゆっくり話すことを意識するといいでしょう。これらを意識すると、使用しているマイクやネット環境によって生じるトラブル事態を回避できます。
オンライン会議マナー・ルールの見直し ～ファシリテーター編～
ここからは会議の進行をするファシリテーターの方目線でのマナーやルールをお伝えしていきます。
会議終了時間を決めておく
会議の開始時間を決めたなら、同時に終了時間を予め決めておきましょう。人間の集中力は、15分ほどしか持たないという説などもありますが、限られた時間で集中して会議を行うほうが生産性が上がります。対面会議よりもオンラインだと集中力が続きにくいので、もし議題が多く1時間以上行う場合は、50分～1時間たったら10分間の休憩を入れるなどするといいでしょう。
会議で使用する資料の用意をしておく
説明する内容をより伝わるようにするには、会議資料の用意やホワイトボードを活用しましょう。相手のネット環境によっては、音声が途切れてしまったりすることがあり、重要な部分を聞き逃す場合もあります。また、あなたが話しているパートと違うパート資料を参加者が見ている場合もあります。説明しているパートやみて欲しい資料は、ツールの画面共有機能を使い参加者へ共有をしましょう。
参加者に話をふる
オンライン会議では、コミュニケーションが取りづらいこともあるのでファシリテーターから参加者へ話をふりましょう。
ディスカッション形式の会議でしたら「○○さんどうですか？」「意見がある方はどうぞ」など参加者が話してもいいタイミングを作りましょう。
まとめ
オンライン会議のマナーとルールをお伝えしてきました。4月から新しい職場へ行く方や新入社員・第二新卒の方は、ここで紹介したことをベースにしてみるといいでしょう。また、迎える側の方は、自社のオンライン会議マナーとルールを見直してみてはいかがでしょうか。
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