オンライン会議サービスを使うこなすことで、離れた場所で仕事をしている相手とも会議をすることが可能です。
実際にオンライン会議をする場合、事前に準備をしておく点があります。
必要な準備を確認し、問題なくオンライン会議が進められるようにしましょう。
利用するツールを考えることが大切！
オンライン会議を実施するために必要となるのが、そのためのツールです。
実際にオンライン会議ができるシステムといっても、無料のものから有料のものまで多くのツールが存在しています。
多くの種類が存在していると、適当に選んで問題ないと考える方もいるでしょう。
しかし種類ごとに異なる特徴が存在しているため、特徴を比較して選ぶことでより有意義なオンライン会議を実施することにつながります。
ではオンライン会議のツールを比較するうえでは、どのような点に注目したらいいのでしょうか。
例えば会議に参加する人数も確認するべきポイントの1つです。
少人数での会議に向いているツールと、大人数での会議に適したものは異なります。
ほかにもツールを利用するのであれば、料金だけではなくセキュリティや操作のしやすさなどの確認も欠かせません。
会議で資料を共有する必要があるときには、資料を共有しやすいかなどのポイントも含めた確認が必要です。
会議可能な時間も忘れずに確認しましょう。
会議前にマイクやwebカメラの確認！
オンライン会議を実施するうえでは、必要な道具をそろえる必要が出てきます。
パソコンで会議に参加するとき、webカメラが搭載されていないパソコンだと会議に参加できません。まずは使っているパソコンにwebカメラが搭載されているのか、実際に使えるものか確認しましょう。 そしてカメラと合わせて、オンライン会議に利用するためのマイクの確認も必要です。
マイクといっても、ヘッドセット型と卓上型などさまざまなタイプが見られます。
使いやすくノイズが少ないものを選ぶのもポイントの1つです。
さらに周りの音が気になるという場合には、イヤホンを用意しておくことが大切です。
マイクとイヤホンが一体になっているタイプもあるので、持っていない場合には事前に購入しておくようにしましょう。
実際にマイクやイヤホンを購入する場合、家電量販店だけではなく通販ショップなどでも用意できます。
直前になってからマイクやイヤホンがないと焦ることがないように、早めの準備を心がけることが大切です。
オンライン会議当日にするべきこととは？
利用するシステムが決まってマイクやイヤホンなどの必要な設備も整えた後、オンライン会議の前にはどのような準備が必要になるのでしょうか。
必要な準備のポイントとして忘れてはいけないのが、サービスを利用するためのインターネット環境が整っているのかという点です。
インターネット環境が整っていないと、サービスへの接続が悪くて映像や音声が乱れてしまうので注意しましょう。
またサービスを安心して利用するために、使う部屋に気を使うことも大切です。
雑音が多い部屋だと、会議に参加するほかの人が音声を聞き取りにくいと感じるリスクがあります。
雑音が少ない静かな部屋で会議に参加するのもポイントの1つです。
画面に映る可能性があるものを片付けておくと、ほかの参加者が背景に気を取られずに集中して会議に参加できます。
実際にオンライン会議のサービスを利用するときには、早めにアクセスすることも大切です。
事前の準備が問題なくできるようにするためにも、時間に余裕をもって行動するようにしましょう。
まとめ
オンライン会議のサービスには多くの種類があるので、最初にどのようなものを利用するか選択する必要があります。
また会議前には、webカメラやマイクなど必要な設備の準備も大切です。
そして会議当日には、インターネット環境に問題がないか、落ち着いて会議ができる環境かなどの点を確認しましょう。
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