新型コロナウイルスの感染予防対策として、オンライン会議が増えました。
その方法としてzoomを利用する方が多いのですが、どのように使ったら良いのか、まだどのようなことができるのかなど、初めての方でも分かりやすく解説します。
無くてはならないホストの存在
zoomを始めるにあたり、最初に必要なのはホストで、参加の許可や画面の共有、グループ分けなど様々な権限を持ち、オンライン会議を円滑に進めていくことができます。
オンライン会議を始めるのも、ホストが参加者に呼びかける形でスタートします。
そのために無くてはならない中心的な存在なのです。
ホストになるためには、まず会員登録する必要があります。
無料でも登録可能ですが、40分以上かつ3人以上でのオンライン会議となる場合は、有料会員になる必要があります。
会費はコースによっていくつかあり、ニーズに合わせて選択することができます。
その会議のリーダーや議長が行う場合もありますし、別に担当者を設ける場合もあります。
また複数で受け持つことも可能です。
その場合、上記に挙げたようなzoom上の様々な権限を共有することになります。
たとえば、オンライン会議の中で、議長以外がスライドなどを使って発言するような場合に、ホストの権限を与えるとスムーズになることが多いです。
オンライン会議の始め方
zoomでオンライン会議を開催する場合、ホストが予めスケジュールを組むと便利です。
日時や条件などを設定した上で保存すると、その予定した日時にオンライン会議を開催することができると共に、それを予め参加者にメールで伝えることができます。
オンライン会議のリンクを付けることで、IDやパスワードがなくてもワンクリックで参加が可能となります。
スケジューリングできなかった場合は、直接zoomのサイトから開催や参加が可能です。
また参加者は、zoomのソフトやアプリをダウンロードした上で、参加することになります。
ダウンロードは自動で完了するので難しくはありません。
zoomのオンライン会議で用いる端末は、カメラのマイク付きのパソコンかスマートフォンですが、外付けのカメラやマイクで性能をアップさせるのも簡単です。
参加者全員の顔を見ながら会議ができるのがzoomの魅力ですので、できるだけ大きなモニターがあると他の参加者の顔がよく分かり、臨場感も出てきます。
プロジェクターとつないでスクリーンに映し出すのも良いでしょう。
オンライン会議のポイントや注意点
zoomでオンライン会議を行う際に、慣れていないと色々と失敗してしまうこともあります。
たとえばマイクのオンにしていると、ちょっとした音を拾ってしまい、他の参加者に迷惑をかけることになります。
発言している人以外は、マイクをオフにするのが基本です。
またカメラも同様に、色々な物が映ってしまうので注意が必要です。
そのような場合には、背景を用意することもできます。
背景を使うと、参加者の姿だけをカメラでとらえ、それ以外は背景に使用している写真などが映し出されます。
ただスペックの低いパソコンを使うとうまく機能しないことがあります。
オンライン会議でよく使うのは、画面の共有です。
議案を見せたり、資料を見せたりする場合に便利です。
画面の共有というのは、その人（ホスト）のパソコンの中にあるものを共有することができるわけですが、動画なども共有可能です。
方法は、画面共有の一覧の中から選んでクリックするだけです。
オンライン会議と同時進行でチャットもでき、参加者の賛成反対の意思を確認したり、随時意見を交換するのに便利です。
まとめ
コロナ禍にあってオンライン会議は、会議のあり方を変えてしまった感があります。
必要な機能が追加あるいは改良され、ますます便利になってきています。
なお、zoom以外でも同じような機能を有するサービスを提供する会社も増えてきているので、比較検討してみるのも良いでしょう。
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