【オンライン会議ツールの比較ポイント】価格・セキュリティの考え方

オンライン会議

オンライン会議で利用できるツールには複数の種類があるため、どのような基準で選んだらいいのか迷ってしまう方もいるでしょう。
多くの方が選ぶ際のポイントにするのが、価格やセキュリティになります。
そこで価格やセキュリティの比較のポイントを考えながら、利用するのに適したツールを選択することが大切です。

安さだけで選んでいいのか?

オンライン会議のツールで無料のものと有料のものがあると言われると、経費を節約するために無料のものを選びたいと考える方も多くいます。
経費節約を考えることは大切ですが、会議をするうえで必要な機能があるのかという点を考慮して選ぶことが大切です。
例えばオンライン会議のツールを選ぶポイントの1つが、同時接続人数になります。
会議を3人でするという場合もあれば、10人での会議というケースも見られます。
利用するものによって同時接続可能人数が異なるので、会議に参加する人数で問題なく利用できるか確認しましょう。
このとき映像や音声の質も合わせて判断することが大切です。
また会議時間も選ぶうえでのチェックポイントの1つです。1回40分や90分というように時間制限がある場合も見られます。
有料のものは、同時接続人数が多いだけではなく、会議ができる時間が長い傾向にあります。
料金だけではなく、使う人数や会議の時間を考慮したうえで、どのようなものが適しているのか比較しながら選択するようにしましょう。

セキュリティで重視するべきポイントは?

オンライン会議では、社外秘や部外秘の情報も含めたやり取りをする機会が多くなるかもしれません。そのような大事な情報が会議の会話の中で出てくる可能性があるときには、セキュリティ対策も含めたオンライン会議のツールの確認が必要です。
セキュリティ対策が万全なものを使えば、社外秘や部外秘の情報が外部に漏れるリスクを減らせます。 ではセキュリティ対策を確認する場合には、どのような点に注目したらいいのでしょうか。
実際の対策としては、通信暗号化しているところもあれば、アクセス制限を実施しているところもあります。
利用するサービスによってセキュリティ対策には違いがあるため、信頼して利用できるものを比較しながら選びましょう。
知名度が高いツールを利用すれば、安心してオンライン会議ができるというイメージを持っている方もいます。
ですが知名度だけでオンライン会議を選ばずに、セキュリティ対策などの点をしっかりと比較して選ぶことが大切です。
口コミを参考にしながら選択するのも1つの手です。

状況に合わせた選択が大切!

テレワークの機会が長くなると、オンライン会議を実施する機会が増える可能性もあります。
短い期間だけ利用するのであれば、無料のものを使ってコストを抑えることが大切です。
しかし長く使う可能性があるならば、しっかりと比較して状況にあったものを選ぶことも必要です。
では状況にあったオンライン会議のツールを選択するためには、どのような点に注目したらいいのでしょうか。
ポイントの1つとなるのが、利用する状況を総合的に考えて選ぶという点です。
使う頻度や求める画質などのポイントによって、適した選択肢は異なります。
使う頻度が多い場合には、コストがかかるものを導入しても損をするリスクは低くなります。
一方で会議の頻度が少ない場合には、最低限の機能で無料のツールが適している可能性があります。
状況によってオンライン会議の使い方が異なるからこそ、どのようなものが適しているかは個別に考えていくことが大切です。
比較しながら適したものを選択することも忘れないようにしましょう。

まとめ

オンライン会議のツールを導入するとき、無料と有料のどちらが適しているか迷う方も多くいます。
機能面を比較しながら、使う状況に合わせた選択が大切です。
また社外秘や部外秘の情報を扱う会議の場合には、セキュリティ対策が十分か確認することも忘れないようにしましょう。

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