オンライン会議を始めてからあっという間に1年半が経過しています。
当初は、マイクやカメラの設定に戸惑い悪戦苦闘をしていましたが、1年半の間にマイクやスピーカーの設定などちょっとしたトラブルであれば自己解決できるまでに成長している自分に驚きと称賛を送りたいとまで思っております。
このブログで他社比較まで書けているのですから当然ですね！
今回の記事は、解説ではなく主が実践しているオンライン会議でのマナー方法を紹介していきます。
正直未だオンライン会議のマナーの定義は存在していないのです。
オンライン会議は、顔も見えるし声もリアルタイムで届くのでオフラインで会議をするのと変わりはないのでは？と思います。
しかし、みなさん日頃のオンライン会議で常に顔出ししていなかったり、ずっと音声ミュートで参加していたりしませんか？
主は、社内会議では顔は一切出さず音声のみでの参加。外部会議では、顔出しし必要に応じて音声ミュートを解除するスタイルでオンライン会議を行っています。
主のようなスタイルだと複数人が同時に音声電話をしているのとなんら変わりがないので会議中相手により意見を伝わりやすくかつ不安感を抱かせないようにする必要があります。
オンライン会議で司会者として気を付けているマナー
- 画面共有をしながら説明する
オンライン会議で画面共有をせず司会進行をしていると、今の説明たぶん伝わってないなと思うことがあります。その原因は、その議題についての認識が個人によって違うからではないかと推測します。
例えば、新型SUVパンフレットの構成について話していたとします。
言葉で「左上部にキャッチコピーを置いて、中段右側に新型の写真を載せる。」と説明してもある程度は伝わると思います。
しかし、画面共有で構図の設計図を映しながら説明したほうがより相手に伝えたいことが伝わりますし認識違いを防ぐことができます。
説明が伝わりにくいなと苦手意識を持っている方もこの方法を使えばより相手に伝えやすくなります。
- 参加者へ同意を自ら求める
オンライン会議を進行していると、あれ？話続けているけど聞こえているかなと思うことがあります。たまに確認をしないと知らぬ間にWeb会議システムが自分だけ落ちていたりすることが多々あります。オフライン会議でも参加者のリアクションが感じられないと不安になることがありました。
欧米諸国だと会議中リアクションを自然とする習慣がありますが、日本人は人の話を静かに聞く習慣があるのでわかりづらいです。
この様な場合主は、議題の途中途中で参加者へ
「ここまでで質問疑問ありますか？」
「わからないことがあったら随時質問してください」
「○○さん大丈夫ですか？」
など意思確認を自らしています。
こうすることで相互認識のずれの解消と独りよがりな会議を防ぐことができます。
- 部内会議では事前にリアクションしてもらうように頼む
日本人は人の話を静かに聞く習慣があると紹介をしました。
全社会議などは発言者が限られているほうがスムーズに会議は進行します。
しかし、より近い関係性でよくオンライン会議をする部内同士の会議では、音声ミュートを外し、「う～ん」や「はい」「わかります」「そうなんですね」などの相槌があるほうが発言者は自分の話が相手に伝わっているなと感じられます。
顔出しをしているのであれば頷くだけでも伝わります。
主がオンライン会議をしている時、あまりにも参加者からの反応がなくちゃんと伝わっているのか不安になったことがあったので、部内メンバーにリアクションが適度に欲しいとお願いをしました。
結果、適度に相槌があることで発言をしていて不安を感じることがなくなり、さらに参加者からの質問が多くなり会議の質が上がりました。
オンライン会議で参加者として気を付けているマナー
- 部内会議以外では発言前に名乗る
毎日オンライン会議を行う部内会議では、声だけでも誰が発言しているなとわかるものです。
しかし、全社会議や外部の方との会議では初めて会う方もいて声だけでは誰だか認識ができないことがあります。
この場合自分のことがわかる人がいても発言する前に「自分(名前)です、いいですか？」と名前を名乗ってから発言をするようにしています。
この方法はオフラインでもオンラインでも大人数で行っている会議でやると自己アピールにもなるので効果的です。
- 顔出し会議の際は、ミュートでもリアクションをする
相槌のリアクションがあると発言者は安心すると説明しました。
例えば、5~6名ほどで顔出し会議をしていたとします。
全員が音声ミュートを外して相槌をしていたら発言者の声がかき消されることもありますし、うるさいなと感じるでしょう。
こういう場合は、音声はミュート・カメラはオンの状態で顔の表情や首の動きで相槌リアクションをすればいいのです。
TVに出ているタレントの様にオーバーにする必要はなく、話の内容に納得しているのであれば首を縦に動かす、内容がわからなければ首を傾げればいいのです。
人は、親しい人との会話で感情が自然に沸いて出るので自然と首や眉間が動いてリアクションをとっています。
まとめ
オンライン会議を1度でも経験のある方なら相手にどう伝わっているのだろうと思ったことがあると思います。
オンライン会議でのマナーなどと雑誌でも特集が組まれてはいますが未だに定義は曖昧です。
ただ、参加者同士がお互いを思い合うことができれば“良いオンライン会議”になることは間違いないです。
今回は主目線で気を付けているコミュニケーション方法について執筆しました。
オンライン会議の進め方について下記ページで分かりやすく解説しています。
